Die Arbeitswelt wird immer digitaler - Nun wird die elektronische Zeiterfassung in Deutschland zur Pflicht. Was bedeutet das für Unternehmen und Mitarbeiter? Sind Sie bereit für die anstehenden Veränderungen und wissen Sie, welche Schritte unternommen werden müssen, um die Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen?
Am 17. Mai 2023 legte das Bundesarbeitsministerium einen Entwurf für ein Gesetz vor, das die Anforderungen an die elektronische Arbeitszeiterfassung konkretisiert:
Elektronische Zeiterfassung mit Software, Terminal oder App
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen.
Die Aufzeichnung der Stunden soll am selben Tag erfolgen
Arbeitnehmer sollen die Erfassung selbst durchführen
Der Arbeitgeber muss die korrekte Erfassung sicherstellen.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.
Für die elektronische Arbeitszeiterfassung gelten jedoch flexible Übergangsfristen.
1 Jahr bei mehr als 250 Mitarbeitenden
2 Jahre bei weniger als 250 Beschäftigten
5 Jahre bei weniger als 50 Mitarbeitenden
Zeiterfassung in Papierform weiterhin ausreichend bei 10 und weniger Mitarbeitenden
Darüber hinaus sieht der Entwurf vor, dass Arbeitgeberverbände und Tarifvertragsparteien per Tarifvertrag von der täglichen Aufzeichnungsfrist abweichen können.
Auswahlkriterien für Unternehmen
Die Auswahl des richtigen Systems zur elektronischen Zeiterfassung kann sich als komplex und herausfordernd erweisen. Die Vielfalt der Optionen – von Zeiterfassungsterminals und Kartenlesern bis hin zu mobilen Apps und Software am Bildschirmarbeitsplatz – erfordert eine sorgfältige Abwägung mehrerer Faktoren.
Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen Technologie, Benutzerfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit zu finden, um eine Lösung zu implementieren, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.
Die Implementierung eines elektronischen Zeiterfassungssystems bringt sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter erhebliche Vorteile mit sich.
Auf Unternehmensseite schafft es Genauigkeit und Transparenz durch die automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten, minimiert manuelle Fehler und bietet klare Auswertungsmöglichkeiten. Darüber hinaus erleichtert das System die Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht. Einige fortschrittliche Systeme ermöglichen sogar erweiterte Personalplanung durch Echtzeitdaten und Prognosen. Die elektronische Erfassung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten selbst zu kontrollieren und einen besseren Einblick in ihre Arbeitsstunden und eventuelle Überstunden zu erhalten.
Die Umstellung auf ein elektronisches Zeiterfassungssystem kann eine komplexe Aufgabe sein.
Auswahl des richtigen Systems: Es gibt eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen auf dem Markt, die sich in Bezug auf Nutzerfreundlichkeit, Machbarkeit und Kosten unterscheiden. Die Entscheidung für die passende Lösung erfordert eine gründliche Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter.
Integration mit bestehenden Prozessen: Die neue Software muss nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe und eventuell vorhandene IT-Systeme integriert werden, was technisches Know-how erfordert.
Datenschutz und Compliance: Es muss sichergestellt werden, dass das System die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen erfüllt und die erforderlichen Sicherheitsstandards aufweist.
Schulung der Mitarbeiter: Die erfolgreiche Implementierung erfordert auch, dass alle Mitarbeiter mit der neuen Technologie vertraut gemacht werden. Dies kann Schulungen und laufende Unterstützung erfordern.
Die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems ist keine Einbahnstraße, sondern ein komplexes Unterfangen, das Expertise in verschiedenen Bereichen erfordert. Angesichts dieser weitreichenden Implikationen ist dies der ideale Zeitpunkt für Unternehmen, eine fundierte Beratung in Anspruch zu nehmen.
Haben Sie Fragen zur Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Unternehmen? Suchen Sie nach einer individuell zugeschnittenen Lösung, die nicht nur rechtssicher ist, sondern auch Ihre betrieblichen Prozesse optimiert?
Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Sie nicht nur die gesetzlichen Hürden meistern, sondern auch die Chancen nutzen, die diese Veränderungen bieten.